時間が全然ないよ
もっと自由に使える時間があったらなぁ
「時間不足」悩んでいる人はたくさんいます。
もちろん私もみなさんと同じで、「時間不足」に悩まされている１人です。
ここで、普段の自分の行動を思い出して下さい。
もし心当たりがあれば、今すぐ止めて下さい。
このように複数の作業を同時に行うことを、「マルチタスク」といい、時間の感覚を狂わす大きな原因となります。
心理学の世界では、昔からマルチタスクが引き起こす悪影響についてよく言われているようです。
具体的な悪影響とは、
このようにマルチタスクは、作業効率を大きく下げてしまいます。
しかし、マルチタスクの悪影響はこれだけではありません。
最近の研究によれば、マルチタスクは「時間の感覚を狂わす」ことがわかってきました。
例えば、電話をかけながら、パソコンでメールの返信をして、さらには部下に指示まで出している人がいたとします。
このようにマルチタスクをしている人は、周囲からみれば同時に３つの作業をこなすスーパーマンのように見えますが、実はそうではありません。
マルチタスクは複数の作業を同時にやっているように見えますが、実は作業の一つ一つを細かく切り替えているだけなのです。
先ほどマルチタスクの悪影響について紹介した通り、
「いったん作業が中断すると、再びもとの作業に取りかかるのに２５分もかかってしまう」ため、一つ一つの作業には集中できていません。その上、生産性も落ちてミスも増えてくるでしょう。
このようにマルチタスクにより、作業から作業へと細かく切り替わることにより、脳はまるで時間が細切れになったかのように感じてしまいます。
その結果、常に時間に追われている感覚になります。
このような状態のことを「時間汚染」といいます。
時間汚染によって、時間の流れがバラバラに断ち切られ、時間の感覚が狂ってしまい、結果として「時間不足」の感覚に陥るのです。
つまり、時間の感覚を取り戻し、時間不足の感覚を解消するには「時間汚染」を解決しなければいけません。
時間汚染は脳がパニックになることにより生じるため、小手先の時間管理術ではなく、しっかりと脳のパニックを抑えていく必要があります。
それでは、時間不足の感覚を修正するための、具体的な解決策を見ていきましょう。
タスクシフト
「時間汚染」を解決するには、脳のパニックを抑えることが重要です。
脳のパニックを抑える方法として有効なのが、「タスクシフト」というテクニックです。
「タスクシフト」は、複数のタスクを切り替えるタイミングをあらかじめ決めておくテクニックです。
気まぐれに作業を切り替えると、脳は時間がバラバラに切り取られたような感覚になりパニックを起こします。
しかし、タスクシフトであらかじめ作業を切り替えるタイミングを決めておくことで、作業を切り替えても脳はパニックならず、安心して作業に打ち込めるようになります。
タスクシフトには「タイマー」を使うと便利です。
タスクシフトの具体的な使い方
- タイマーの設定時間を決める
※ 設定時間は３０分を超えないように設定してください
（約２万人の学生を対象とした実験で、多くの被験者がひとつの作業を開始してから平均して３０分が過ぎたあたりから脳の働きが下がり出し、５０分で完全にやる気がなくなったそうです） - 設定した時間ごとにやるべき作業を決めておく
（例）・３０分だけプレゼン用の資料を作る
・次の３０分で伝票整理する - タイマーをセットする
- タイマーが鳴ったらすぐにあらかじめ決めていた作業に切り替える
「タスクシフト」で最も重要なことは、
「どんなに集中できて調子がいい時でも、タイマーが鳴ったら必ず作業を切り替える」
ということです。
もしタイマーがなっても、予定していた作業を止めないと、脳がパニックを起こす原因になります。
「タイムシフト」を使うときは、どんなに調子がよくても決めた時間を守るのがコツです。
どんなに短い作業でも時間を割り当てておく
マルチタスクは「時間の感覚」を狂わせ、「時間汚染」の原因になるとお話しました。
当然ですが、毎日行う作業のなかには、「短時間で終わる作業」もあれば「長時間かかってしまう作業」もあります。
人間の脳は時間の感覚を切り替えるのが苦手なので、短期と長期の作業を交互に行うと、脳がパニックになり「時間汚染」が起こってしまいます。
人はスケジュール帳に長期の作業は割り当てるのに対して、短期の作業まではわざわざスケジュールに組み込みません。
例えば、
のような短期で終わる作業は、他の作業の合間に済ませてしまうことの方が多いのではないでしょうか？
「メールのチェックと仕事の生産性」を調べた実験では、
「あらかじめメールのチェックは１日３回まで」
と決めておいた被験者は、作業中の緊張やストレスが減り、幸福度が上がる傾向にあるようです。
「未読のメールがあるかも」と思うだけで、意識がそこに集中してしまい、時間が細切れになったような感覚が生まれ、「時間汚染」の原因になります。
どんなに短期的な作業でも、あらかじめ予定を組んでおくことは思ってる以上に重要な事です。
To Do管理はインデックスカードを使おう
みなさんは毎日のTo Do管理に何を利用していますか？
おそらく、「パソコン」や「スマホ」を利用している人がほとんどだと思います。
これも実は脳にとってはあまりよくありません。
私たちの脳は情報にランダムにアクセスするのがとても苦手です。
例えば、
動画を視聴する際にチャプターを使ってパッパと飛ぶよりも、早送りながら見たいシーンを探す方が、全体の流れを把握しやすいしやすいと思います。
それと同じで私たちの脳は、パソコンやスマホに登録したまとまったTo Doリストを見るよりも、作業を時系列に沿って順序よく並べたTo Doリストを見たほうが、負担が減ります。
そこで登場するのが、「インデックスカード」です。
使い方は簡単です。
このようにインデックスカードを使ってやるべき作業が一目でわかるようにします。
このように、To Do管理にインデックスカードを使うこと、脳は「必要な作業はすべてここにまとまっている」と安心します。
つまり、To Do管理にインデックスカードを使うことは、脳のパニックを防ぐのにとても効果的です。
脳のパニックを防ぐ４つの注意点
今までの内容からもわかるように、私たちの脳は小さな変化が起こっただけでパニックになります。
ではどうすれば変化を起こしても、脳がパニックにならずにすむでしょうか？
それには４つの注意点があります。
脳がパニックにならないための４つの注意点を具体的に見てみましょう。
全ての作業を、同じ環境でやらない
例えば、毎日自宅の書斎で仕事をするとします。すると「自宅は仕事をする場所だ」と脳が学習します。
それすると自宅以外で仕事した場合、脳がパニックを起こしてしまいます。
それを防ぐためには、
あらかじめ「動作」と「環境」をセットでまとめておくといいです。
例
「動作」と「環境」が一致させることで、脳がパニックになるのを防ぐことができます。
できなかった作業は溜めない
毎日管理をしていると、時間内に終わらない作業が出てきます。
「いつか時間がある時にまとめて片付けよう」
なんて先延ばしすると、終わらなかった作業がどんどん山積みになります。
すると脳の中は情報であふれかえり、オーバーヒートしてしまいます。その結果時間の感覚が狂ってしまいます。
そうならないために、「あとでやろう」と思いながらもなかなか手をつけれずにTo Doリストに残ったままになっている作業は一気に消してしまいましょう。
半年も１年も手付かずに残っている作業は、今の自分にとって重要な作業ではないはずです。
半年〜１年に１回はTo Doリストを見直し、しばらく手がつけられていない作業は、一気に消してしまいしょう。
１時間を超えて仕事をしない
皆さんも経験済みでわかっていると思いますが、休まずにぶっ続けで仕事をすると、脳はパンクします。
過去の研究によると、休まずに作業を続けた場合、生産性は３分の１まで下がることがわかっています。
さらに別の実験では、仮に１〜２時間程続けて作業をしてしまった場合でも、最低１５分の休憩さえ取れば、脳の神経はかなりのレベルまで復活することがわかっています。
こまめに休憩を入れて、脳がパンクしないように注意しましょう。
整理整頓をしすぎない
皆さんが普段作業しているデスクや部屋は、きれいに整理整頓されていますか？
きれいに整頓された環境はでは、集中力が高まります。
理由は簡単です。
散らかった環境で作業をすると、そちらに脳の意識が向かってしまい、ムダに処理能力を使ってしまうからです。
しかし、整理整頓もやりすぎには注意が必要です。
整理整頓しすぎると、少しの汚れにも脳が反応してしまい、脳がパニックを起こす原因になります。
ではどれくらいを目安に整理整頓すればいいのでしょう？
「必要なものがどこにあるか」
がすぐにわかる程度がちょうどいい環境といえます。
それ以上に過度に整理整頓された環境は、脳にとって負担なる可能性があるので注意して下さい。
まとめ
私たちは本当は時間があるのに、いつも「時間不足」の感覚に悩まされています。
私たちの時間の感覚を狂わせている原因の１つが、「時間汚染」です。
「時間汚染」は作業のマルチタスク化により、時間の流れが細切れになることで、常に時間に追われているような感覚になる状態のことです。
「時間汚染」を解消するには、時間に対して脳がパニックになるのを防ぐ必要があります。。
具体的な方法は、
いずれも簡単なテクニックです。
３つ全てやる必要はなく、１つでも十分に効果はあります。
３つの中から自分ができそうなものを選んで試してください。
どの方法でもいいので、必ず自分で実際に試して下さい。
「知っているだけ」では何も効果はありません。「実際にやってみる」ことで初めて、効果が確認できます。
ぜひ自分の時間の感覚を正し、限りある貴重な時間を有効に使いましょう。
